Administratief coördinerend medewerker

Beschrijving

Ben jij het missende puzzelstukje in ons team?

Word jij administratief coördinerend medewerker bij Eerstelijnszone Scheldekracht?

Wil je graag een steentje bijdragen aan het versterken van een maatschappelijk relevante vzw? Ben je iemand die de werking van deze organisatie op administratief-logistiek vlak wil ondersteunen? Hou je van orde scheppen, zet je graag de puntjes op de i en word jij blij van een gevarieerd takenpakket? Combineer je dat alles met een groot hart voor zorg en welzijn? Dan ben jij de kandidaat die wij zoeken en is dit de vacature die jij zoekt!

Eerstelijnszone Scheldekracht?

Eerstelijnszone (ELZ) Scheldekracht is een samenwerkingsverband binnen de gemeenten Destelbergen, Laarne, Lochristi, Melle, Merelbeke, Wachtebeke, Wetteren en Wichelen. Onze finale doelstelling is het optimaliseren van de levenskwaliteit van personen met een zorg- en/of ondersteuningsnood (PZON). Om die missie te realiseren verbinden wij de partners om zo goed mogelijk in te spelen op zorg- en welzijnsvragen van de burgers. Die partners zijn zowel professionals, ervaringsdeskundigen als mantelzorgers en vrijwilligers binnen het lokale zorg- en welzijnslandschap. Aan de samenstelling van het bestuursorgaan, bij wie je steeds terecht kunt, kan je al zien hoe breed en gevarieerd dat netwerk is!

Eerstelijnszone Scheldekracht vzw is een jonge dynamische organisatie die bruist van sociaal engagement, creativiteit en ondernemingszin. Om het huidige team te versterken zijn we op zoek naar een administratief coördinerend medewerker.

Over de job

Als administratief coördinerend medewerker (M/V/X) sta je in voor de administratieve en logistieke ondersteuning van de werking van de eerstelijnszone. Tot het takenpakket behoort onder meer:

• VZW-wetgeving en -administratie
  • Bijhouden verenigingsdossier   
  • Publicaties Belgisch Staatsblad  
  • Administratie bij in- en uitdiensttreding medewerkers/bestuurders/leden AV  
  • Administratie rond bestuurdersvergoedingen
  • Aankopen  
  • Registraties i.h.k.v. het opleidingsplan
• Boekhouding & financiën     
  • Facturen inboeken/opmaken
  • Betalingen uitvoeren  
  • Rekeningen opvolgen     
• Communicatie & informatie
  • Beheer post en algemene mailbox     
  • Opvolgen van het gebruikersbeheer van Office 365 (toevoegen, aanpassen, verwijderen, gebruikers ondersteunen, …)
  • Uitwerken van een klachtenprocedure
• Administratieve en logistieke ondersteuning bij het voorbereiden, organiseren en opvolgen van bestuursvergaderingen, algemene vergaderingen, vormingen en bijeenkomsten, …
  • Communicatie
  • Reservatie en afspraken met zalen
  • Aanvragen van accreditering
  • Registeren van deelnemers/volmachten
  • Verslaggeving
  • Catering bestellen
• Administratieve en logistieke ondersteuning bij het takenpakket van andere medewerkers en het administratief coördinerende luik van specifieke projecten, zoals bv. de Sociale Kaart, buurtnetwerken, …

De administratief coördinerend medewerker ondersteunt dus in de uitbouw van Eerstelijnszone Scheldekracht vzw in al haar aspecten en rapporteert rechtstreeks aan de coördinator.

Het profiel dat wij zoeken

We kijken uit naar een fijne collega die

• zelfstandig, nauwkeurig en gestructureerd/georganiseerd werkt.

Je weet van aanpakken, je kan zelfstandig werk in handen nemen, je eigen werk plannen, organiseren en bijsturen.

Je kan planmatig en efficiënt werken waarbij je opdrachten en taken kan opdelen in duidelijke werkpakketten en mijlpalen.

Je hebt zin voor initiatief en een hands-on-mentaliteit.

Je neemt verantwoordelijkheid op over de jouw toebedeelde taken en rapporteert spontaan over de voortgang van je werk.

• verbindend kan communiceren.

Je communiceert op verbindende wijze naar partners.

Je houdt rekening met behoeften en wensen van stakeholders.

• oplossingsgericht en proactief is.

Je denkt in termen van oplossingen en denkt actief mee.

• flexibel is (zowel naar jobinhoud als naar werkuren toe).

Je kan werken in een snel veranderende omgeving. Je staat open voor verandering en vernieuwing.

Je bent bereid om af en toe avondwerk te doen en vergaderingen op verplaatsing bij te wonen in het kader van de logistieke ondersteuning van overlegmomenten/events.

• IT-vaardig is.

Je kan vlot met de courante Microsoft toepassingen werken.

Je bent bereid om specifieke software die verbonden is aan onze werking aan te leren.

Wat je van ons mag verwachten

• Boeiende gevarieerde job binnen een geëngageerd team in een sector die er écht toe doet
• Breed en gevarieerd netwerk van contacten
• Een deeltijdse arbeidsovereenkomst (50 tot 75%) van onbepaalde duur
• Verloning volgens PC 331
• Flexibele werkuren, maaltijdcheques, GSM-abonnement, onkostenvergoeding thuiswerk, extralegale verlofdagen
• Opleidingsmogelijkheden
• Je komt terecht in een open werksfeer met een gezonde balans tussen werk en privé
• Plaats van tewerkstelling te Merelbeke (met de mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerk)
• Een klein, maar fijn, team om in te werken

Hoe solliciteren

Sta je te springen om deel uit te maken van het enthousiaste Scheldekracht-team?

Heb je zin om onze puzzel te vervolledigen? Wil je mee het verschil maken in het lokale zorg- en welzijnslandschap? Stuur dan zo snel mogelijk je cv samen met een motivatiebrief naar eline.beddeleem@elzscheldekracht.be. Voor vragen over de functie, de organisatie of de sollicitatieprocedure kan je terecht bij Eline Beddeleem op het nummer 0486 25 62 29.

De sollicitatieprocedure bestaat uit:

• Screening cv en motivatiebrief
• Individueel gesprek

Wij werven aan op basis van competenties en talenten, ongeacht leeftijd, geslacht, origine, handicap,...

Indien je solliciteert, worden jouw persoonsgegevens verwerkt volgens de bepalingen in de privacy verklaring van Eerstelijnszone Scheldekracht.